La firma dei documenti quando impossibilitati alla stampa

La firma dei documenti quando impossibilitati alla stampa

Tutti noi siamo abituati a “firmare” su carta documenti amministrativo-contabili. Ma cosa succede quando questo non è possibile, come in questo particolare momento storico che stiamo vivendo? A questa domanda risponde Robert Braga, Dottore Commercialista, Fondatore e Presidente di PROdigitale.

In questi giorni particolari in cui molte attività si sono fermate, una ha proseguito inesorabile il suo cammino: la burocrazia. Ne sono un esempio le consuetudini operative tipiche degli uffici, in particolare amministrativi. Ma come è possibile allora conciliarle con la nuova “vita lavorativa casalinga”?

Tradizionalmente, nonostante i documenti siano formati con strumenti elettronici, trasferiti telematicamente da un operatore economico a un altro, questi vengono poi stampati per la sottoscrizione e quindi scambiati con la controparte, probabilmente anche brevi manu. La straordinarietà degli eventi attuali ha però portato, in molti casi, all’impossibilità oggettiva di poter “stampare” un documento per il semplice fatto, appunto, di non possedere una stampante presso la propria abitazione; e allora come fare? Se ne accorto ultimamente anche il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili che, aggiornando “La relazione unitaria di controllo societario del collegio sindacale incaricato della revisione legale dei conti”, a pag. 8 ha affrontato il tema della firma della relazione prevedendo l’apposizione della firma elettronica qualificata da parte del Presidente del Collegio Sindacale. Se non vi son dubbi sulla disponibilità da parte del professionista di un certificato di firma digitale (smart-card, tokenUSB, firma digitale remota) ciò non è così scontato per quei soggetti che firmano/approvano quotidianamente documenti cartacei. E allora come fare? Solitamente è proprio nei momenti di necessità che si cerca di trovare soluzioni a problemi impensabili sino a quel momento o dei quali non se ne ravvisava la necessità semplicemente perché se ne ignoravano i benefici anche solo in termini di efficienza ed efficacia.

La gestione manuale cartacea dei documenti, infatti, crea un dispendio di tempo e risorse che potrebbe essere evitato con un efficiente sistema documentale in grado di garantire la validità legale dei medesimi senza doverli stampare e firmare a mano. Basta solleciti a clienti per “passare” in studio a firmare documenti, basta cause in Tribunale per disconoscimento della firma olografa, basta pile di documenti “alla firma”. Già prima di oggi ciò era possibile, bastava una semplice smart-card (o simile) ma comportava la conoscenza tecnica per installare hardware e software dedicati: a volte poteva accadere addirittura che gli stessi firmatari – sotto il proprio attento controllo – “delegassero” altre persone alla fase operativa trovandosi anch’essi però oggi spiazzati perché il computer di casa non è attrezzato con gli strumenti HW e SW o perché non si è semplicemente in grado di farlo.

C’è quindi la necessità di avere un processo di firma snello, semplice e utilizzabile magari anche da persone prive di un certificato di firma digitale ma che devono comunque firmare documenti giuridicamente rilevanti.

Come descritto in precedenza, esistono sul mercato sistemi di firma remota evoluti che consentono di firmare legalmente documenti in grado anche di tenere traccia, se necessario, di una sequenza programmata di più firmatari. Oggi, con la determina del Direttore Generale dell’Agenzia per l’Italia Digitale n. 157 del 23 marzo 2020 di approvazione delle linee guida contenenti le “Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD” è stata resa abilitante a tale scopo anche la tecnologia SPID, aprendo così la strada a nuovi scenari operativi. Ciò significa da una parte aumentare a dismisura i casi d’uso di una firma “digitale” e dall’altra ampliare la platea degli utilizzatori a tutti i cittadini e con costi probabilmente inferiori a quelli per il rilascio di una smart-card; un sistema comunque in grado di rendere certa l’identificazione del sottoscrittore allo scopo di soddisfare quel requisito della forma scritta e di efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile.

E allora perché aspettare? Le regole sono state definite e la tecnologia è abilitante, si tratta solo di volerla gestire a proprio vantaggio: sfruttiamo quindi questo tempo particolare e straordinario per analizzare gli attuali processi documentali presenti nelle nostre aziende e studi professionali ripensandoli in ottica digitale: ne trarremo tutti giovamento.