FAQ

Come faccio a controllare quando un ordine è stato spedito/ricevuto e come posso ottenere una copia dell’ordine?

Ogni documento che passa sulla rete DAFNE è accuratamente tracciato, cioè se ne conosce l’ora di spedizione e l’ora di arrivo a destinazione. Gli ordini elettronici rimangono sul portale DAFNE 24 mesi dopodiché i documenti vengono cancellati.

Se sei un’azienda attiva sulla piattaforma DAFNE, accedi al portale per maggiori dettagli cliccando qui.

Come faccio a portare in Conservazione Digitale a norma i documenti a rilevanza fiscale e civilistica?

Il Consorzio DAFNE è in grado di offrire anche servizi per la Conservazione Digitale a norma dei documenti a rilevanza fiscale e civilistica, con le tempistiche indicate dalla normativa (es. 10 anni per le fatture). Allo stesso modo, la singola azienda può mantenere presso di sé – o presso i sistemi di un proprio outsourcer – l’archivio dei documenti, con le tempistiche di conservazione che andrà a determinare.

Sono un Fornitore. Come faccio a sapere i codici ship-to dei magazzini delle Strutture Sanitarie e dei Distributori Intermedi di nuova attivazione?

Un file con i codici nuovi o modificati è presente nell’area riservata del sito DAFNE (raggiungibile, previa login, cliccando qui) e regolarmente aggiornati.

Gli aggiornamenti dei codici ship-to delle Strutture Sanitarie e dei Distributori Intermedi che entrano nell’ecosistema DAFNE vengono inoltre comunicati tramite la Newsletter o tramite comunicazioni dedicate.

Sono un Fornitore. Vorrei portare in Conservazione Digitale a norma anche gli ordini elettronici: è possibile farlo?

La normativa non impone l’obbligo di conservazione per gli ordini, ma farlo è assolutamente consigliato (nonché risponde alle indicazioni civilistiche ex art. 1220 del Codice Civile).

Il servizio di Conservazione Digitale a norma offerto dal Consorzio DAFNE è naturalmente utilizzabile anche per gli ordini e, inoltre, permette di avere in un unico punto l’intera storia del Ciclo dell’Ordine andando a completare gli archivi di Documenti di Trasporto (DDT) emessi e Fatture emesse (che devono essere necessariamente conservate ai fini fiscali).

Sono un Fornitore. Quando ricevo un sollecito a evadere un ordine da una Struttura Sanitaria, pubblica o privata, come posso verificare se l’ordine è stato effettivamente ricevuto?

Ogni ufficio “Front Office” di Customer Service ha accesso alla propria mailbox sulla rete DAFNE tramite credenziali riservate. Per verificare se un ordine è stato effettivamente inviato e ricevuto è sufficiente collegarsi al portale DAFNE, accedere alla propria mailbox e controllare la ricezione del documento. Se l’ordine è stato correttamente ricevuto, si potrà passare a ulteriori verifiche sullo stato della spedizione presso il proprio deposito.

Sono un Fornitore. Come mi devo comportare se l’ordine non compare nell’elenco dei documenti ricevuti all’interno della mia mailbox?

Sulla piattaforma DAFNE esiste una completa “tracciatura”dei documenti inviati dai Clienti e in caso di errore viene prodotto un messaggio che spiega il motivo per il quale un documento è stato respinto e, quindi, non ha raggiunto la mailbox del fornitore. Si tratta di spiegare all’ospedale mittente la tipologia di errore e far apportare le eventuali correzioni per procedere a un nuovo invio dell’ordine. Naturalmente, anche gli Ospedali hanno la possibilità di accedere alla piattaforma DAFNE con il proprio profilo e verificare lo stato degli ordini e gli eventuali errori di trasmissione.

Sono un Fornitore. Come posso essere sicuro che lo stesso ordine non venga spedito più di una volta e, quindi, rischiare di evaderlo e fatturarlo due volte?

Il sistema DAFNE attribuisce a ciascun documento un riferimento interno che viene registrato insieme al numero d’ordine assegnato dal cliente. Se un ordine con lo stesso numero d’ordine viene inviato due volte per errore il sistema DAFNE riconosce il numero d’ordine attraverso l’associazione di due riferimenti interni allo stesso numero d’ordine del cliente e respinge il secondo ordine con la motivazione “ordine già ricevuto”.

Sono una Struttura Sanitaria. Qual è il primo requisito indispensabile per l’invio elettronico degli ordini?

Il primo requisito consiste nel verificare che i codici articolo dei prodotti che si intendono acquistare siano correttamente esposti nel campo “Item code” (codice prodotto) del database aziendale. Un codice articolo inserito nel campo descrizione del prodotto non serve allo scopo. La verifica e l’eventuale integrazione dei codici mancati nel database aziendale, che devono essere presenti nel campo “codice articolo” è quindi il primo requisito per un corretto scambio dei documenti elettronici.

Sono una Struttura Sanitaria. Qual è il secondo requisito indispensabile per un corretto invio degli ordini elettronici?

Il secondo requisito indispensabile per una corretta gestione degli ordini elettronici è che tutti gli esiti delle gare siano presi in carico nel gestionale dell’azienda sanitaria con, prodotto per prodotto, prezzi unitari, quantità aggiudicate in gara, scadenza del periodo di gara, eventuali proroghe per quantità di prodotti da somministrare in garae durata della fornitura.

Sono una Struttura Sanitaria. Qual è il terzo requisito indispensabile per un corretto invio degli ordini elettronici?

Il terzo requisito indispensabile per una corretta gestione degli ordini elettronici, oltre ad avere un efficiente collegamento alla rete, è che il personale preposto all’invio disponga di un processo che preveda un controllo sui flussi digitali verso la mailbox. Il sistema Dafne invia dei messaggi di errore qualora l’invio non sia a buon fine. Tali messaggi devono essere prontamente considerati al fine di correggere l’anomalia.

Sono un dipendente di una Struttura Sanitaria. A chi occorre rivolgersi per proporre i servizi del Consorzio DAFNE sulla Digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine?

La proposta di servizio deve essere rivolta all’ufficio che emette e invia gli ordini ai fornitori quindi può variare secondo l’assetto organizzativo aziendale. In alcuni casi la proposta deve essere rivolta al servizio farmaceutico, in altri casi all’ufficio provveditorato. Alcune aziende sanitarie hanno uffici diversi che si occupano di diverse tipologie di prodotto, per esempio farmaci e presidi medici. Si tratterà quindi di valutare quale servizio e quale tipo di prodotto convenga attivare per primo in base alle esigenze della Struttura Sanitaria.

Per quale motivo il Governo italiano ha recentemente deciso di intraprendere la strada della digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine?

Il Governo ha principalmente due obiettivi:

  • l’efficienza dei processi di acquisto e dei pagamenti verso i fornitori della PA;
  • il Controllo della Spesa Pubblica.

Il successo ottenuto dalla Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha creato consapevolezza che la Digitalizzazione dei processi del Ciclo dell’Ordine può portare a risparmi di tempo, minori costi operativi e transazionali, maggiore trasparenza dei processi amministrativi, maggiore accuratezza dei documenti e il controllo in tempo reale della spesa pubblica, grazie alla tracciatura completa delle transazioni dalla gara di acquisto fino al mandato di pagamento. Fine ultimo è anche quello di garantire un controllo fiscale su tutti gli attori della filiera.

Le aziende che costituiscono – nelle diverse forme previste – l’ecosistema del Consorzio DAFNE sono state autentiche pioniere nella Digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine in Italia. Nell’azione del Consorzio DAFNE hanno avuto il supporto di sistema necessario ad attuare la propria libera scelta – senza attendere alcuna imposizione o mandato esterno – di cogliere l’opportunità dell’Innovazione Digitale per recuperare competitività, grazie alla maggior efficienza ed efficacia conseguibili adottando consapevolmente i principi della Digitalizzazione.

Il Consorzio DAFNE continuerà a supportare il proprio ecosistema, in continua espansione, mettendo a disposizione competenze ed esperienze maturate in oltre 25 anni di lavoro concreto sui temi della Digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine. Per quanti hanno usufruito e usufruiranno dei servizi del Consorzio DAFNE il nuovo scenario voluto dal Legislatore non comporterà traumi né brusche discontinuità: sarà occasione, invece, per ampliare ed estendere i benefici di una gestione Digitale dei flussi già sperimentata e consolidata con molteplici Strutture Sanitarie pubbliche che in questi anni sono state attivate grazie all’azione del Consorzio DAFNE (coadiuvato in questa attività anche dai colleghi delle aziende tutor).