Consorzio DAFNE su “Il Sole 24 Ore”

La filiera farmaceutica in rete migliora il servizio

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Mission del consorzio, senza scopo di lucro, è l’ottimizzazione e integrazione dei processi tra i diversi attori grazie al digitale

È il più grande contenitore virtuale della movimentazione dei farmaci. Una rete che gestisce il processo di gestione degli ordini e delle spedizioni di prodotti farmaceutici. Si chiama Consorzio Dafne (Distribuzione Aziende Farmaceutiche Network Edi) e aggrega 82 aziende farmaceutiche nazionali e multinazionali, 38 aziende di distribuzione e offre servizi che sono attualmente utilizzati da circa 260 enti sanitari pubblici.

“Siamo una realtà quasi unica in Europa nella filiera del farmaco – assicura il presidente Luciano Bodini, che ricopre il suo mandato triennale – o meglio unica, se consideriamo le dimensioni numeri – che degli attori in continua crescita, grazie anche alle connessioni internet, che ne fanno parte o che ne utilizzano i servizi; rappresentiamo una tra le prime realtà b2b in Italia”.

Nato da una geniale intuizione di sei aziende farmaceutiche, Dafne è stato un precursore del concetto di “rete” che è oggi alla base di gran parte della vita lavorativa, e non solo, sul pianeta. “Non a caso – dice Bodini – consorzio, nato il 18 luglio del 1991, ha anticipato di pochi giorni la nascita del primo sito web al mondo (il 6 Agosto 1991 Berners-Lee pubblicò il primo sito presso il Cern).

L’obiettivo è condividere protocolli di comunicazione per la gestione dei documenti legati al processo “Order to Cash” all’interno della filiera farmaceutica”.

Il consorzio Dafne è una comunità b2b costituita da aziende che vendono prodotti farmaceutici, dispositivi medici e prodotti per la salute, e da aziende della distribuzione intermedia. Negli anni ha visto progressivamente il coinvolgimento di depositari/concessionari come partner, della restante parte dei distributori come utenti e, ultimamente, delle strutture sanitarie pubbliche che, come utenti, utilizzano i servizi a titolo completamente gratuito, tanto da superare complessivamente i 500 attori coinvolti.

La mission è quella di sviluppare una partnership tra tutti gli operatori della filiera farmaceutica, per ottimizzare i processi distributivi e amministrativi generando benefici per tutti. Per migliorare, cioè, il livello di servizio e ottenere un notevole risparmio sui tempi e sui costi di gestione. L’integrazione si realizza promuovendo la dematerializzazione e la trasmissione dei documenti del ciclo dell’ordine (ordine, conferma dell’ordine, ddt, fattura, pagamento) in formato elettronico, nonché promuovendo e sviluppando progetti di comune interesse.

Il processo proposto da Dafne tende a realizzare un’elevata integrazione dei processi fra tutti i soggetti della filiera, lasciando però ad ogni azienda la possibilità di mantenere la propria specificità.

La possibilità di individuare soluzioni migliorative “di filiera” consente di generare vantaggi economici e di processo ben più ampi e rilevanti rispetto a quelli che possono essere realizzati da ogni singola azienda. Lo scambio delle informazioni avviene utilizzando i servizi di un provider tecnologico (Open Text) che assicura lo scambio plurigiornaliero gli attori delle informazioni contenute in milioni di documenti.

Ciascun consorziato o partner dispone di una propria mail-box su cui depositare e da cui scaricare i propri documenti elettronici (tutti predisposti nello stesso formato).

“Il consorzio non ha fini di lucro – dice il presidente – l’adesione comporta solo una quota di iscrizione una tantum differenziata tra aziende produttrici e aziende di distribuzione. Le quote, poche migliaia di euro, sono le stesse dalla fondazione del consorzio”:

A questo costo deve poi essere aggiunto il costo annuale legato al volume di dati trasmessi in funzione delle tariffe in essere; si tratta comunque di valori non rilevanti. L’obiettivo è quello di costituire un punto di aggregazione e di condivisione di soluzioni tra tutti gli attori della filiera sanitaria in senso più ampio (diagnostici, medical device, ecc.) coinvolgendo inoltre coloro che sono costantemente coinvolti nel processo Order to Cash di filiera (trasportatori farmaceutici, banche).

Oltre alla quotidiana e ormai consolidata attività di trasmissione degli ordini, dei documenti di trasporto e delle fatture in formato elettronico, il consorzio sviluppa alcuni progetti che hanno l’obiettivo di ottimizzare ulteriormente i processi generando miglioramenti dei livelli di servizio e riduzioni dei costi.

I progetti: logistica collaborativa e supporto agli ospedali

Si va dall’armonizzazione della comunicazione tra aziende mandanti, depositari, distributori intermedi e trasportatori fino alla costituzione della banca dati dei colli standard.

Logistica collaborativa è un progetto elaborato in collaborazione con il Politecnico di Milano e Tesisquare che consente di gestire tutte le attività di monitoraggio delle consegne.

Può intendersi un primo passo per la distribuzione lungo la filiera di un maggior numero di informazioni, veicolate dal circuito Dafne, con l’obiettivo finale di allineare i sistemi sia di gestione degli ordini sia dei processi operativi di gestione fisica delle merci, nonché dei livelli di servizio forniti in termini di logistica distributiva.

Il presupposto è che già ora molte informazioni che possono avere rilevanza nella gestione dei processi “a valle” sono disponibili “a monte” in istanti antecedenti alla consegna fisica delle merci. Queste però non vengono veicolate, facendo così perdere il vantaggio della sincronizzazione delle informazioni e delle relative condotte di approvvigionamento.

Il progetto ha previsto una sperimentazione dello scambio dei documenti che si i svolta su tre “minifiliere” (azienda farmaceutica, depositarie e grossista) e che ha evidenziato concretamente i grandi vantaggi che possono derivare dallo scambio puntuale e sincronizzato dei documenti di trasporto e della notifica di ricevimento delle merci.

La trasmissione anticipata rispetto all’invio della merce dei dati contenuti nel documento consente al grossista di conoscere in anticipo – con grande affidabilità – gli arrivi.

Il progetto prevede inoltre la possibilità, per il trasportatore, di prenotare anticipatamente via web il giorno e l’ora della consegna evitando tempi morti allo scarico e permettendo al grossista di ottimizzare la gestione dei flussi fisici e dimensionare correttamente il proprio organico.

Per ultimo, la “notifica di ricevimento merci”, inviata dal grossista al depositario/mandante, consente di monitorare il livello di servizio del trasportatore. Il progetto prevede, in una seconda fase, la gestione delle cosiddette “anomalie di consegna” secondo processi e informazioni standardizzate.

La visione della Logistica Collaborativa è che tutta la comunicazione tra aziende mandanti, depositari, distributori intermedi e trasportatori debba essere armonizzata in termini di formati e contenuti; in questo modo si possono integrare tutte le informazioni con importanti vantaggi sui processi e migliorando così l’efficienza di filiera.

Il progetto Colli standard ha la finalità di costituire una banca dati aggiornata dai depositari con informazioni relative ai dati fisici di ogni farmaco (numero di confezioni per collo standard e per bancale, peso e volume della singola confezione, all’eventuale fardellatura), nonché ad altre informazioni per poter ottimizzare la formulazione, la spedizione oli, ricezione dell’ordine, soprattutto per prodotti ad alta rotazione.

Si tratta di un’esigenza molto forte sentita dai distributori intermedi ai quali il consorzio Dafne, attraverso questo progetto, sta cercando di venire incontro. La fase pilota condotta in collaborazione tra due depositari, undici aziende farmaceutiche, tre distributori intermedi, ha dato risultati molto incoraggianti e propedeutici alla divulgazione e all’attuazione del progetto su scala nazionale.

Il Progetto Ospedali. II consorzio Dafne ha realizzato anche una soluzione per la gestione degli ordini ospedalieri. Le strutture sono così in grado, con un’unica modalità, di inviare gli ordini a tutte le aziende farmaceutiche. “Ad oggi 260 strutture sanitarie con intere regioni rappresentate – dice il presidente – utilizzano il sistema Dafne per l’invio degli ordini in alternativa all’arcaico utilizzo del fax. Si tratta di un notevole risparmio di tempo e di costi, oltre che di un azzeramento degli errori dovuti a una errata lettura dei dati. L’utilizzo di questa soluzione è inoltre, da parte degli ospedali, completamente gratuita, in quanto il consorzio che si fa carico sia delle eventuali spese di adeguamento del sistema informativo dell’ospedale che del costo del volume delle trasmissioni. L’obiettivo, già implementato per alcune realtà della sanità pubblica, è di ampliare il servizio anche all’invio di altri documenti (di trasporto), essendo la fattura elettronica ormai divenuta obbligatoria dallo scorso anno”.