Conservazione Digitale a Norma

Di Che Cosa Stiamo Parlando

Con la pubblicazione del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004, il Legislatore aveva per la prima volta consentito a imprese e PA di poter conservare i documenti fiscali e amministrativi in formato digitale, sia partendo da documenti nativamente digitali, sia partendo da documenti cartacei.

Il testo è stato successivamente sostituito dal Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 (pubblicato in G.U. n.146 del 26 giugno 2014), che contiene diverse misure di semplificazione rispetto al decreto precedente. Di fatto risulta possibile portare in Conservazione Digitale tutti i documenti fiscali e amministrativi, seguendo le istruzioni definite dal Legislatore, che richiedono alcuni passi formali: in gran parte, accortezze di processo che, una volta definite, diventano automatismi.

L’Agenzia delle Entrate ha poi delineato una consolidata metodologia procedurale, che ha eliminato progressivamente ogni criticità derivante dall’implementazione di soluzioni di Conservazione Digitale (si veda, su tutte la Circolare n.18/E del 26 giugno 2014). Le regole tecniche in materia di sistemi di Conservazione, infine, sono riportate nel DPCM del 3 dicembre 2013).

Anche l’Agenzia per l’Italia Digitale ha un ruolo chiave nella definizione delle regole tecniche e delle procedure operative da seguire nell’attuazione di un corretto processo di Conservazione Digitale. In particolare, con riferimento al Manuale della Conservazione e alla figura del Responsabile della Conservazione.

Il Manuale della Conservazione – introdotto come obbligatorio dal DPCM del 3 dicembre 2013 – illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

La redazione del Manuale della Conservazione è tra le mansioni forse più importanti del Responsabile della Conservazione. Nelle organizzazioni private questo ruolo, la cui nomina va formalizzata, deve essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica, anche in caso di esternalizzazione del servizio di Conservazione Digitale (principio ribadito dall’Agenzia per l’Italia Digitale anche nelle FAQ “Ruoli coinvolti nel processo di Conservazione” presenti sul sito www.agid.gov.it).

Il Responsabile della Conservazione ha ampie facoltà di delega per quanto concerne le proprie mansioni e attività: nel caso si adotti una soluzione in full outsourcing, si identificherà un Responsabile del Servizio di Conservazione all’interno del provider del servizio.

La Soluzione del Consorzio DAFNE

Il Consorzio DAFNE, anche grazie alla partnership siglata con il provider tecnologico Intesa IBM, si propone di erogare un servizio di Conservazione Digitale a Norma per i documenti del Ciclo dell’Ordine e per Libri, Registri e Scritture Contabili.

La soluzione si sostanzia in una declinazione del servizio TrustedDoc basato sulla piattaforma Trusted Hub di Intesa IBM, certificata dall’Agenzia per l’Italia Digitale, e sarà erogata direttamente da Intesa IBM. Nel servizio è inclusa la personalizzazione della documentazione necessaria (es. Manuale della Conservazione, Lettera di Affidamento), in modo da consentire all’Azienda di operare nel pieno rispetto delle normative vigenti.

Intesa IBM, in qualità di Conservatore Accreditato, ricoprirà il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione. Per maggiori dettagli sullo sviluppo tecnico della soluzione si rimanda alla documentazione che verrà fornita da Intesa IBM in fase di attivazione. Il Consorzio DAFNE si farà carico della gestione dei flussi amministrativi e finanziari, intermediando l’Azienda rispetto al provider nell’ambito dell’accordo siglato con Intesa IBM quale nuovo partner tecnologico del Consorzio.

La presente offerta non si applica alle Fatture Elettroniche (siano verso la PA o B2b), in quanto la Conservazione Digitale a Norma delle stesse è ricompresa nell’offerta Fatturazione Elettronica ConDAFNE, ottenibile consultando l’apposita sezione del sito (clicca qui).

Ricevi termini e condizioni del servizio

 

Laddove l’azienda manifestasse l’interesse a portare in Conservazione Digitale a Norma documenti non inclusi nel perimetro dell’offerta standard, si provvederà a fornire un’offerta ad hoc con relativa tariffazione prevista.